У одного из моих подчиненных скончался ребенок, как я могу сообщить своей команде?

Один из людей, которые докладывают мне, потерял сына в результате несчастного случая на выходных. У нее много коллег, которые ежедневно полагаются на нее. Она что-то вроде владельца проекта, который должен быть запущен до Дня Благодарения.

У нас очень сплоченная команда — некоторые из нас работают вместе уже почти десять лет. Она попросила меня сообщить об этом тем членам команды, которые еще не знают. Я сейчас немного в недоумении, как это сделать. До сих пор обе мои попытки казались безличными. Пример:

Команда,

С большой грустью я должен сообщить вам, что [сотрудник] потерял своего сына [сына сотрудника] на выходных в результате трагического несчастного случая. [дополнительное печальное сообщение с информацией об услугах]

[Что делать с различными обязанностями, которые были у этого сотрудника]

Искренне,

ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ_8675309

Как я могу передать свое сожаление по поводу этой ситуации, но при этом следить за тем, чтобы работа не остановилась в течение следующих двух недель — этот сотрудник — один из моих лучших и самых надежных.

Не вижу ничего плохого в том, что вы написали.
У вас уже есть полная информация о запланированных похоронах или вы отправите второе письмо позже на этой неделе?
Типичная формулировка «С [глубоким сожалением/большой печалью] что...», хотя это довольно формальная формулировка.
Вы уверены, что электронная почта лучше всего подходит для этого? Похоже на что-то типа "Эй, ребята, конференц-зал, 13:30. Тогда увидимся"...
@corsiKa уже слишком поздно, возможно, это был бы лучший подход
В последнем абзаце вы говорите так, как будто ожидали, что сотрудник придет в ближайшее время. Хотя технически это не невозможно, я советую относиться к ситуации примерно так, как если бы она была тяжело больна и неизвестно, когда она вернется. Что по сути похоже. Я ее не знаю, однако как отец не могу представить себе ничего хуже на свете, чем смерть моего ребенка. Буквально любая другая потеря была бы менее разрушительной. Это та трагедия, которая обычно потрясает весь мир до глубины души — работа — это, пожалуй, наименее важная вещь, о которой нужно думать.
Вы уверены, что этот человек хочет, чтобы все были проинформированы? В противном случае будьте очень осторожны - это конфиденциальная информация, которую вы получили как менеджер. Вы обязаны сохранять конфиденциальность, если не указано иное.
@DarkCygnus Пожалуйста, внимательно посмотрите на ваше одобрение попытки редактирования.
@scaaahu упс, спасибо, что заметили это, кажется, я перепутал удаленную часть с добавленной. Планировал отказаться, так как это было просто слово для начала, вероятно, теперь будет делать это чаще (плюс использовать просмотр бок о бок). :)
@JanDoggen Пожалуйста, внимательно посмотрите на ваше одобрение попытки редактирования.
@scaaahu На самом деле они правы: загляните на english.stackexchange.com/questions/32498/… или english.stackexchange.com/questions/293406/…
Хотя это и вызывает небольшие соболезнования, вы должны похлопать себя по спине за то, что вы отличный менеджер. Человечность, которую вы проявили в своем вопросе, весьма показательна.
Я согласен с @Aganju - если бы у меня была личная трагедия, я бы хотел сохранить ее в тайне и чувствовал бы себя очень некомфортно, возможно, даже разозлился бы, если бы мой босс обнародовал ее, не посоветовавшись предварительно со мной.
Сначала проконсультируйтесь со своим сотрудником, но разрешите всем, кто хочет присутствовать на похоронах, пойти на оплачиваемое рабочее время. Подумайте о том, чтобы закрыть офис для службы, если все хотят уйти. Внесите финансовый вклад в расходы на похороны, чтобы это не было бременем для родителей.
Если вы все в одном месте, такие новости гораздо лучше сообщать лично, а не по электронной почте. Когда несколько лет назад умерла жена коллеги, мы собрались всей командой, и менеджер очень гуманно сообщил об этом. Кроме того, ИМХО сроки сдвигаются, так как это влияет не только на ключевого человека, но и в меньшей степени на всех остальных.
@Criggie Эти решения выходят за рамки моего уровня оплаты — поверьте, что наш социальный пакет включает пункты для таких вещей.
Ничего не говори. Это не твое дело - скажи своим сотрудникам, что он в отпуске. Если она не хочет отправлять электронное письмо, информирующее команду, оставьте его.
@scaaahu «дети» здесь правильно. «Один из их детей » абсолютно неверен. У вас не может быть одной единственной вещи.
@Rob Я думаю, что «Ребенок подчиненного» лучше, чем текущая версия, потому что мы знаем только, что у ОП есть более одного подчиненного, и мы не знаем, сколько детей у команды ОП.

Ответы (5)

Сначала отправьте электронное письмо о потере отдельно от чего-либо о перераспределении обязанностей. Он должен включать любую имеющуюся у вас информацию о похоронах или посещении или даже о благотворительности, в которую они хотят внести свой вклад, но ничего о бизнесе. Если у вас еще нет этих деталей, скажите, что вы передадите их, как только получите. Это не должно быть длинным или ужасно эмоциональным, однако обсуждать бизнес в одном и том же сообщении неуважительно. Если есть внутренние люди, с которыми она обычно тесно сотрудничает и которые не входят в вашу команду, включите их. Сделайте это, как только сможете, это не должно быть идеально.. (Мой любимый умер в пятницу, и я не получил никаких сообщений от кого-либо на работе в выходные, и я был очень расстроен, только чтобы узнать, во вторник, что они на самом деле никому не сказали, хотя я специально просил об этом. Так что не берите на себя ответственность за причинение большего вреда из-за того, что не общаетесь быстро.)

Что касается перераспределения рабочей нагрузки, назначьте встречу для этого. Также выделите время в своем расписании для команды, чтобы присутствовать на похоронах. Крайне важно, чтобы вы, как ее менеджер, присутствовали на похоронах. Полезно, если все остальные тоже. Люди, которые хотят, чтобы вы знали об их горе, как правило, предпочитают иметь поддержку людей, с которыми они работают. Многие офисы закрываются на похороны ребенка или супруга сотрудника или на похороны сотрудника, потому что большинство людей почувствуют необходимость присутствовать на них.

Вы также захотите написать электронное письмо всем клиентам (внутренним или внешним), которые ожидают доставку ко Дню Благодарения или которые обычно имеют дело с ней ежедневно. Сделайте это после встречи, чтобы решить, кто что будет делать, чтобы вы могли сообщить им, что точка контакта изменилась.

Как человек, который потерял своего спутника жизни (что ужасно, но многие сочли бы потерю ребенка еще хуже), я могу сказать вам, что даже когда она вернется, могут пройти месяцы, прежде чем она полностью вернется к своему обычному стандарту работы. Ожидайте, что она будет показывать признаки горя по крайней мере в течение года.

@HLGEM Не могли бы вы сообщить внешним клиентам о масштабах трагедии или просто о том, что они понесли убытки?

Это будет зависеть от того, чего хочет человек и насколько тесно он работает с внешними клиентами. Иногда, вы просто говорите, у них были личные чрезвычайные ситуации. Когда умер Карл, большинству моих внешних клиентов сказали, что я в отпуске в связи с утратой близких и что это повлияет на сроки. Один спросил, могу ли я прийти и сделать только это, и наш менеджер по работе с клиентами (которому я всегда благодарен) сказал: «Какую часть отпуска в связи с тяжелой утратой вы не получили».

+1, и я думаю, что даже в электронном письме стоит признать, что нет простого или хорошего способа сообщить об этом. По этой причине может быть полезно что-то вроде: «Команда, это действительно не лучший способ сообщить об этом, но…».
@HLGEM Не могли бы вы сообщить внешним клиентам о масштабах трагедии или просто о том, что они понесли убытки?
Это будет зависеть от того, чего хочет человек и насколько тесно он работает с внешними клиентами. Иногда, вы просто говорите, у них были личные чрезвычайные ситуации. Когда умер Карл, большинству моих внешних клиентов сказали, что я в отпуске в связи с утратой близких и что это повлияет на сроки. Один спросил, могу ли я прийти и сделать только это, и наш менеджер по работе с клиентами (которому я всегда благодарен) сказал: «Какую часть отпуска в связи с тяжелой утратой вы не получили».
@hlgem Я думаю, что здесь нужно немного меньше направленности и немного больше нюансов. Лично я чувствовал бы себя невероятно несчастным и неловким, если бы руководитель моей команды или члены команды присутствовали на похоронах моего любимого человека. Я хотел бы, чтобы они знали о потере, хотя в основном из-за того, что это что-то, что всплывет.
@DRF, если бы вы так думали, вы, вероятно, не делились бы подробностями похорон, как заявил ОП, его попросили сделать. Тот, кто делится подробностями, хочет, чтобы люди присутствовали.
«Не менее года...». Для меня это было семь с половиной, и мне все еще приходится бороться со слезами, когда появляются определенные триггеры.
+1 за «Какую часть отпуска в связи с утратой вы не получили». Повторите это чувство всем, кому это нужно услышать. Иногда люди не могут осознать тот факт, что некоторые личные события имеют приоритет над потребностями и желаниями их бизнеса.
@DRF (и HLGEM) Я бы очень мало читал о том, как человек, потерявший близких, рассказывает вам о похоронах. Эта информация могла вылиться в потоке эмоций (даже в электронном письме), они могли счесть своим долгом сообщить вам, им могла понадобиться только поддержка их менеджера (и они, кажется, чувствуют, что могут рассчитывать на такую ​​поддержку), или они могли хотеть, чтобы все были там. Некоторые люди, сообщая плохие новости, скорее всего, поделятся больше, чем на самом деле хотели. Мягкий вопрос в контексте «Можем ли мы чем-нибудь помочь» кажется разумным.
+1 к этому, хотя я бы провел короткое собрание команды или просто собрался вокруг рабочего места, чтобы уведомить людей лично, прежде чем делиться чем-либо по электронной почте. Этот индивидуальный подход говорит о многом; и если что-то настолько ужасное не стоит того, чтобы останавливать работу хотя бы на эти несколько минут, то как мало такая компания должна относиться к своим сотрудникам?
Хороший совет по созданию личного объявления, полностью отделенного от бизнес-логистики. Это кажется таким очевидным… трудно представить, что кто-то «глух к этому». Но мы живем в эпоху глухоты. Я был удивлен этим вопросом и реакцией.

С сожалением сообщаю вам, что сын [сотрудника] неожиданно скончался на выходных.

Информация о соболезнованиях будет предоставлена ​​позже.

Поскольку [сотрудник] будет брать отпуск в связи с утратой близких до дальнейшего уведомления, пожалуйста, будьте внимательны и не связывайтесь с [сотрудником] по любым вопросам, связанным с работой. [Другой сотрудник] будет отвечать на все вопросы, касающиеся [проектов и обязанностей сотрудника], и будут выполняться дальнейшие задания, чтобы [сотрудник] не был обременен в это время.

Это решает несколько задач:

  1. Устанавливает границы. Большинство людей знают, что нельзя поднимать вопрос о работе с тем, кто скорбит, но, к сожалению, некоторые не считают или могут считать, что их проблема требует их внимания. Дайте понять, что они не должны беспокоить сотрудника, и при необходимости вы можете попросить вашего представителя сделать это, если сотрудник решил начать отвечать на такие вопросы.
  2. Сообщите сотрудникам, что компания предоставит некоторую информацию о соболезнованиях/похоронах и т. д. позже, чтобы люди не начали задавать вопросы об этом сейчас или отправлять свои соболезнования в ответ на это электронное письмо, возможно, в большой список рассылки.
  3. Не обсуждает детали (на самом деле вы можете придерживаться «близкого родственника/члена семьи», а не уточнять). Эти электронные письма могут просматриваться дальше, чем необходимо, поэтому для сохранения конфиденциальности следует сообщать только необходимую информацию. Те, кто близок к сотруднику, узнают об этом по другим каналам, тем, кто не является, знать не нужно.
  4. Обеспечивает единую точку контакта, которая с этого момента сможет направлять других. Вы хотите, чтобы люди немедленно перестали звонить сотрудникам, и самый быстрый способ — не выполнять все назначения, а сделать одно задание, которое затем может перенаправить других по мере выполнения фактических назначений.
  5. Сообщает людям, что будут выполняться другие задания, это неопределенная ситуация, и можно ожидать, что они возьмут на себя часть дополнительной нагрузки.
Не согласен с пунктом три. Если вовлеченное лицо попросило вас сообщить подробности сотрудникам, сделайте это. Очень сложно продолжать сообщать людям эту новость самостоятельно, это снимает часть бремени, если менеджер предоставляет информацию, и вам не нужно отвечать на неизбежные вопросы, когда вы возвращаетесь к работе. Мое рабочее место изначально не соответствовало моим пожеланиям по этому поводу, и когда я вернулся, это был АД, пока я не вошел и не заставил HR отправить то, что они должны были отправить несколькими днями ранее.
@HLGEM Прошу прощения за возникшие у вас трудности. Спасибо за перспективу, это отличный момент при составлении такого типа сообщения!
Это отличный ответ. Кроме того, люди по-разному переносят потерю и тяжелую утрату. У меня были коллеги, которые взяли 1 выходной день после трагической смерти родителя — это сильно отличается от потери ребенка, но после этого они были очень близки к тому, чтобы быть нормальными. Они ничего не подавляли, у них просто были экстраординарные способности справляться и эмоционально заботиться о себе, в дополнение к сети поддержки. Таким образом, некоторые люди могут или даже предпочитают немного поработать. Это облегчает передачу, а также последующий возврат. Скорбь нужна живым, а не мертвым.

Эти вещи не легко писать. Тон обычно будет зависеть от характера отношений между вами, вашей командой и человеком, который потерялся или понес убытки. Также будет иметь значение, насколько тесным будет офис. К счастью, для первоначального объявления, такого как это, можно следовать общей формуле и делать ее краткой.

Для этих вещей нужно следовать общему сценарию:

  • выразить сожаление,
  • сообщайте только те детали, которые сотрудник или его семья попросили вас сообщить
  • предоставить информацию о любых запланированных ритуальных услугах и
    • упомяните об этом, если сотрудники могут посетить службу в рабочее время, если это в рабочий день, что было бы огромной добротой
  • при необходимости проинформируйте людей о том, как будет оплачиваться работа сотрудника в ближайшее время

В большинстве случаев вам не следует делать последнее в этом письме. Переход от такого тяжелого объявления сразу к чему-то вроде « Джек возьмет на себя проекты X и Y, Джилл обеспечит поддержку предстоящего события А, а другие вопросы можно адресовать мне » может показаться бессердечным. Вместо этого я хотел бы как-то упомянуть о том, как вы/руководство будете смотреть на то, как обеспечить прикрытие для этого человека, и что о таких договоренностях будет сообщено позже. Упомяните, что любой, у кого есть проблемы или вопросы, может связаться с вами.

После этого базового сценария вы можете углубиться в детали или выразить дополнительные слова скорби, но они не требуются и обычно, но не всегда, зарезервированы для случая смерти сотрудника, а не для сотрудника, который столкнулся с личной потерей. Но это очень зависит от культуры, и любой, кто сталкивается с такой ситуацией, просто должен будет проявить личное суждение о том, что уместно или необходимо.

Если у вас очень сплоченный офис, работающий в одном месте, возможно, лучше созвать собрание, чтобы объявить эту новость, а не делать это по почте. Но в любом случае вам придется отправить подробную информацию об услуге по почте.

+1 за указание на то, что это лучше делать лично, если это возможно (например, совместная команда). Возможно ли это / уместно, во многом зависит от размера и динамики данной команды, но в случае с OP это кажется уместным. Возможно, прочищение горла и короткое объявление посреди рабочей зоны или обход каждого стола и тихое информирование каждого человека. Созыв собрания или даже вход в конференц-зал, скорее всего, были бы слишком формальными и заставили бы других сотрудников немедленно и публично отреагировать на неожиданные новости.
Я бы не стал смешивать рабочие обязанности с объявлением о тяжелой утрате, в лучшем случае я бы сказал, что приму меры в должное время и буду обращаться ко мне напрямую по любым неотложным вопросам.

Не пытайтесь привнести эмоции в электронное письмо. Просто будьте внимательны к конфиденциальности семей и сообщайте достаточно фактов, чтобы предоставить компании информацию, которая им понадобится для продвижения вперед. Никакие подробности, кроме того, почему вы предоставили здесь, не требуются или полезны.

Помните, что член вашей команды вернется из отпуска в связи с тяжелой утратой и, в конце концов, прочитает записку. Так что относитесь к этому профессионально, но не говорите ничего сверх необходимого. Не давайте никаких указаний о том, как справиться с ее отсутствием в электронной почте. Пусть команды разбираются с этим и пытаются проковылять, пока она разбирается с потерей сына.

Помните, что вы работаете с профессионалами и доверяете им справиться с отсутствием так же, как если бы она болела. Люди, как правило, очень хорошо справляются с трудностями, когда близкий коллега переживает трагедию.

Во всех других ответах были хорошие моменты, но они казались слишком безличными. Давайте добавим немного человечности в почту.

Поделитесь этим с ними и с ней:

Я сейчас немного в растерянности... Большинство из нас знают друг друга почти десять лет, и я не вижу хорошего способа сообщить вам об этом факте, но сын [сотрудника X], [вставьте имя умершего сын], только что умер. Я хочу, чтобы, как сплоченная команда, которой мы стали, чтобы в этот час крайнего бедствия мы могли поддержать нашего коллегу [X].

Затем следуйте всем остальным ответам на ваш вопрос.

У одного из моих подчиненных скончался ребенок, как я могу сообщить своей команде?
СпросиСетьПолитика конфиденциальности1y, 0v