Учетная запись электронной почты компании сотрудника после увольнения

Для системного администратора и корпоративного работника это неправильный способ.

Как заявляли другие люди, электронная почта является собственностью компании, и с ней можно обращаться любым способом, который они сочтут нужным.

Я пишу это с точки зрения Microsoft, но это относится ко всему. Не меняйте пароль. Аккаунт должен быть отключен. Это не позволит никому войти в систему как этот пользователь. Не удаляйте учетную запись из Active Directory, так как это может привести к зависанию SID. Это означает, что любые документы, созданные, отредактированные, связанные с этим пользователем, по-прежнему правильно отображают этого пользователя. Знающий системный администратор должен знать, как с этим бороться.

Что касается самой электронной почты, обычно вы предоставляете другому пользователю доступ для чтения к этому почтовому ящику и добавляете его в свой почтовый клиент. Это позволяет пользователю читать старую электронную почту, так как там может быть важная информация, на которую необходимо сослаться. Затем этот пользователь может ответить на старую или новую почту удаленному пользователю, написав в своем электронном письме , что старый пользователь больше не работает в компании и что он берет на себя ответственность за будущие контакты.

Пересылка электронной почты в общую группу в целом не является хорошей идеей, поскольку люди могут предположить, что кто-то другой позаботится об этом, и в итоге никто не ответит. Или, что еще хуже, множественный ответ на входящее электронное письмо. Лучше всего обратиться к одному контактному лицу, если только с перенаправленным электронным письмом не связана какая-либо система продажи билетов.

В зависимости от вашего бизнеса, местных и федеральных законов и т. д. вам может потребоваться хранить электронную почту в течение определенного периода времени. Обратитесь в отдел кадров и/или в юридическую команду, чтобы узнать, есть ли какие-либо требования, которые необходимо выполнить.

Учетная запись электронной почты принадлежит компании, а не сотруднику, поэтому вы можете делать с ней все, что угодно, кроме как выдавать себя за бывшего сотрудника.

Многие компании справляются с этим, не используя личные имена в адресах электронной почты, а вместо этого используя название должности. Таким образом, когда человек уходит, вся учетная запись электронной почты может быть передана его замене.

Ваше решение также широко используется. Теоретически любые электронные письма, приходящие на эту учетную запись, связаны с работой и поэтому важны для компании.

Электронная почта компании не является частной. Они принадлежат компании (это одна из причин, по которой вы никогда не должны использовать корпоративную электронную почту для каких-либо целей, если вы не будете в порядке, если кто-либо/каждый в компании сможет ее прочитать). В задачи компании не входит предоставление личных адресов электронной почты сотрудникам.

Я бы порекомендовал именно то поведение, которое было предложено в вопросе: смените пароль и перенаправьте электронные письма на контролируемую учетную запись.

Самый распространенный метод, который я видел, - это вывести сотрудника из офиса. Вы можете сказать, что адрес электронной почты больше не действителен, и оставить инструкции по переадресации для любой стороны, с которой может потребоваться связаться. Этот первый шаг позволит отфильтровать любой личный спам или спам по электронной почте, прежде чем сообщения будут переданы кому-то другому. Это экономит гораздо больше времени, чем пересылка каждого электронного письма, и позволяет избежать несанкционированного использования чужой учетной записи электронной почты.