Как заставить людей отвечать на электронные письма и что делать с отсутствием ответа?

Большинство людей, участвующих в исследованиях, вероятно, имеют непосредственный опыт того, как трудно заставить некоторых людей отвечать на электронные письма, например (но не ограничиваясь ими) некоторых известных профессоров. Также трудно установить, как интерпретировать отсутствие ответа, потому что человек может быть просто занят и пропустить ваше электронное письмо (например, «сохранить на потом», а затем забыть о нем) или может намеренно игнорировать электронное письмо. Я нахожу отсутствие ответа особенно раздражающим, когда связываюсь с указанным «соответствующим автором» по поводу их статьи.

Я испытал несколько крайностей: профессора, которые отвечают в течение нескольких часов (или даже минут!); профессора, которые вообще не дали никакого ответа; даже однажды я отправил запрос о работе и не получил ответа до тех пор, пока через 2-3 месяца профессор не извинился за то, что забыл ответить, и сказал, что он очень заинтересован в моем заявлении.

Последний случай чуть не стоил мне работы (к счастью, я уже получил место в другом месте), и, как выяснилось позже, я мог бы разрешить ситуацию, отправив профессору напоминание о том, что он не ответил на мое предыдущее письмо. Но как я мог истолковать его отсутствие ответа как забывчивость или незаинтересованность?

Ситуация обычно лучше с постдоками и аспирантами, которые склонны отвечать, и когда они это делают, их ответы обычно приходят быстрее.

Следовательно, мои вопросы:

  • Как увеличить шансы получить ответ на письмо помимо очевидного «говори кратко и по делу»
  • Как интерпретировать отсутствие ответа
  • Когда уместно отправить напоминание и советы, чтобы не раздражать получателя

Изменить по запросу:

Типичное содержание электронных писем, о которых я говорю, касается работы, проделанной получателем электронного письма или в его лаборатории (например, вопросы об опубликованных ими статьях). Сюда также можно включить заявления о приеме на работу без спама или опрос о возможном сотрудничестве.

В настоящее время этот вопрос достаточно широк, и на сайте есть несколько вопросов, касающихся определенных ситуаций. Можете ли вы сузить круг ситуаций, связанных с электронной почтой, которые вы имеете в виду?
Если вы не знаете профессора, вам не следует интерпретировать отсутствие ответа, так как это может означать многое.
Как профессор, я иногда получал письма от чудаков. Однажды я ответил одному: кажется, я даже сейчас в его списке рассылки, спустя 20 лет.
Я думаю, даже школьники получают электронные письма от Габора Фекете.
Если ваш вопрос касается работы, проделанной в их лаборатории, то также имейте в виду, что профессор может быть не в состоянии ответить, например, когда первый автор статьи был аспирантом и с тех пор ушел. Я не ожидал, что это будет происходить чаще, особенно в крупных лабораториях.
Отличный вопрос. Отсутствие реакции – это всегда либо грубость, либо какая-то агрессия. Я всегда отвечаю, если это не было адресовано лично мне (потому что это просто спам). Исключения действительно составляют профессора, которые получают буквально слишком много электронных писем в день.
по теме: Приемлемо ли игнорирование электронных писем в академических кругах? academia.stackexchange.com/questions/9542/…

Ответы (3)

Если вы хотите знать, почему вы получаете более быстрые ответы от аспирантов, чем от преподавателей, просто взгляните на это сравнение объема электронной почты при переходе от студента к профессору . После этого нагрузка просто продолжает расти (количество писем, которые я получаю в месяц, теперь намного больше, чем все, что там указано).

У многих исследователей, особенно у преподавателей, есть адреса электронной почты, которые общедоступны в Интернете. Это означает, что любой человек во всем мире может связаться с ними по любому поводу в любое время . Некоторые известные исследователи получают огромное количество электронных писем и не могут ответить на все, даже если они ничего не делают. Даже обычный профессор среднего возраста, располагающий некоторыми средствами на исследования, получает довольно большое количество электронных писем от совершенно незнакомых людей. Я имею в виду не откровенный спам, а такие вещи, как заявки на должности студентов/аспирантов/исследователей; запросы на помощь в исследованиях или запросы о сотрудничестве в исследованиях и так далее. Ответ на такое электронное письмо не может быть важнее основных обязанностей, таких как исследования, консультирование студентов и обучение, поэтому время для этого ограничено.

Исходное сообщение

Учитывая очередь задач (электронных писем), которые, возможно, никогда не удастся выполнить за отведенное время, нужно расставить приоритеты. Если вы отправляете электронное письмо совершенно незнакомому человеку, ваше электронное письмо вряд ли окажется в начале очереди. Лучший способ убедиться, что ваша электронная почта выделяется, — это

  • Убедитесь, что оно не похоже на стандартное письмо. В настоящее время единственные сообщения, на которые я вообще не отвечаю, — это те, которые выглядят так, как будто отправитель мог отправить одинаковые сообщения всем в моем отделе (обычно они так и поступали).
  • Покажите, что вы сделали домашнее задание. Если вы претендуете на работу, есть ли у вас какие-то исследовательские идеи, которые заинтересуют профессора? Что делает вас особенно подходящим для этой работы? Если вы ищете сотрудничество, укажите конкретные вещи в документах контакта, которые вас интересуют.
  • Точно так же не пишите незнакомому человеку по электронной почте с просьбой сделать (домашнюю) работу за вас (да, такое случается часто) или запрашивайте информацию, которую вы можете найти для себя в Интернете.
  • Будьте вежливы. Признайте, что вы перебиваете совершенно незнакомого человека без приглашения сделать это. Вы не имеете права на их время; вы просите об этом.
  • Пишите четко и лаконично. Если это первый контакт и вы хотите задать вопросы, попробуйте задать только один вопрос.

Потерянные сообщения

Бывает, что сообщения теряются из-за спам-фильтров или из-за того, что их прячут под другими более новыми сообщениями. Если вы не получили ответа, невозможно узнать, было ли сообщение потеряно или просто не попало в начало очереди. Если оно было утеряно, получатель может оценить напоминание.

Напоминания

Обычно я ждал не менее недели, прежде чем отправить напоминание. Я чувствую, что напоминание совершенно незнакомому человеку через 2 дня невежливо. В вашем напоминании:

  • Будьте особенно вежливы.
  • Не обвиняйте получателя. Хорошая стратегия — сказать, что вы отправляете продолжение на случай, если исходное сообщение попало в спам или что-то подобное.
  • Помните, что вы понятия не имеете, что происходит в профессиональной или личной жизни получателя, и уж точно не имеете права судить об их действиях.

Если вы переписываетесь с соавтором, вышеуказанные правила по-прежнему применяются. В прошлом месяце друг и соавтор внезапно перестал отвечать на электронные письма как раз тогда, когда мы почти закончили рукопись. Я ждал две недели, затем отправил сообщение, просто спрашивая, все ли с ней в порядке. На самом деле оказалось, что возникла серьезная личная проблема, которая, среди прочего, не позволяла ей выполнять какую-либо работу в то время.

Да, действительно, особенно стоит подчеркнуть, что каждый рабочий день у человека может быть слишком длинная очередь новых электронных писем, даже если это все, что он делал в течение всего дня. Итак, да, опять же, обращение к получателю по имени, конкретно-пояснительная строка темы и т. д., чтобы отличить его от массовых рассылок.
Однако это не просто ограничение по времени — получение такого большого количества электронных писем означает, что некоторые законные электронные письма (особенно от неизвестных отправителей) будут случайно удалены. Это может быть еще хуже из-за чрезмерно агрессивного спам-фильтра, предназначенного для того, чтобы держать некоторых чудаков в страхе. В результате ваше сообщение могло быть удалено по какой-то причине (и стоит предположить, что никто не проверяет свою папку со спамом, если только не ищет ожидаемого сообщения).
Один совет, который я нашел полезным: наличие только одного вопроса — если есть вопрос — удваивает шанс получить ответ по сравнению с двумя. Если ответ может быть коротким, это будет лучше.
Спасибо за хорошие комментарии; Я включил их в ответ.

Во-первых, я никогда не уклоняюсь от краткого вежливого напоминания через 2-7 дней, в зависимости от срочности вопроса. Важно быть вежливым: начинать письмо словами «Уважаемый [название, имя]» и заканчивать словами «Спасибо, [ваше имя]».

Например: «Уважаемый профессор Бармаглот, я пишу, чтобы ответить на письмо ниже. Спасибо, Льюис».

Вы уже однажды написали профессору. Не нужно добавлять детали и заставлять их читать больше, чем нужно.

Во-вторых, если вопрос важен и я не получу ответа, я попрошу коллегу или консультанта, который лично знает человека, которому я отправил электронное письмо, связаться с нами. Это никогда не подводило.

В-третьих, если возможно, телефонный звонок или личная встреча всегда намного надежнее, чем электронная почта, даже если (или потому что) это требует немного больше физических и социальных усилий с вашей стороны.

Хорошие моменты, я бы добавил четвертый: прикрывайте свои базы. Не полагайтесь на какого-либо одного человека для справки, особенно если известно, что этот человек не отвечает. Или, другими словами, проверьте свои потенциальные рекомендации на наличие таких проблем.
@jabberwocky, мне тоже интересны ваши советы по этому поводу. Не могли бы вы привести пример того, что вы могли бы вставить между приветствием и завершением? Спасибо.
Да, вежливость важна. Приветствие с использованием титула и имени никогда не повредит! Фактическое закрытие, идентификация себя, это очень хорошо. Может быть, телефонные звонки не так хороши...
@ aparente001 Просто хорошо. «Уважаемый профессор Бармаглот, я пишу в ответ на письмо ниже. Спасибо, Льюис».
@jabberwocky Спасибо за заполнение. Я попробую ваш текст.
@jabberwocky только одну строчку? Это слишком просто?
@Ooker Вы уже написали профессору электронное письмо, теперь вы просто следите за ним. Не нужно ничего повторять или заставлять профессора читать больше, чем нужно.
Я чувствую, что меня бы раздражало, если бы незнакомец ответил на первое письмо через 2-3 дня. Может быть, это только я.

В дополнение к отличному ответу Дэвида Кетчесона я бы добавил:

Сделайте конкретный запрос на почту. Попросите немного информации или ответ на вопрос. В противном случае письмо может быть воспринято просто как записка «Для вашей информации», не требующая ответа. Многие занятые люди не ответят просто «спасибо за записку», полагая, что благодарности не требуется, и не желая тратить время на ее составление.

Сделайте запрос четким, например, в самом конце, а не прячьте его в тексте. Сделайте это простым (как предлагает связанный пост).

Затем, после соответствующей задержки, требуется последующее наблюдение.

Как заставить людей отвечать на электронные письма и что делать с отсутствием ответа?
СпросиСетьПолитика конфиденциальности1y, 0v