Как быстро поприветствовать и опознать посетителей на работе?

Я работаю в небольшом стартапе (около 30 человек). Сдам офис в престижном районе. В офисе есть очень маленький (3 фута на 3 фута) «атриум» между входной дверью и дверью нашего офиса. Мы не делим атриум ни с кем другим; он используется исключительно для входа в наш офис.

Наружная дверь не заперта, внутренняя закрыта. Для входа требуется ключ-пропуск, или для гостей настроен зуммер, чтобы запросить доступ.

Я являюсь младшим сотрудником компании и взял на себя ответственность открыть дверь (мои коллеги/начальство вполне довольны таким расположением, поскольку это означает, что их не нужно беспокоить). Я получаю почту, принимаю посылки и, к сожалению, также должен ориентироваться, каких посетителей пускать, а каких не пускать.

TL;DR моего вопроса таков: что я могу вежливо сказать людям, которые появляются в дверях, чтобы заставить их быстро изложить свою цель, чтобы я мог сказать, следует ли тепло приветствовать их и пригласить их (для потенциальных спонсоров, друзей сотрудников, опрошенных и т. д.) или отказываться от входа (холодные звонки/коммивояжеры и т. д.)?

Подробнее:

Я должен открыть дверь, чтобы поговорить с посетителями. Дверь офиса срабатывает, и ее можно держать открытой не более 90 секунд, прежде чем сработает сигнализация. Это сокращает мое время, чтобы экранировать посетителей в очень узком окне.

Из-за открытой концепции нашего офиса, впуская их в дверь, они получают легкий доступ ко всему офису (есть очень широкий, очень открытый «коридор» в главную комнату с множеством конференц-залов и офисов со стеклянными фасадами). подкладкой. Ака ноль конфиденциальности). Я не чувствую себя комфортно, впуская людей до установления мотива, потому что, если они продавцы, от них намного сложнее избавиться.

Мы находимся на коммерческой дороге, и наше имя подразумевает, что мы в некоторой степени склонны к медицине. Из-за этих факторов к нам приходит МНОГО людей, пытающихся продать нам товары или услуги. На меня ложится задача быстро объяснить, что мы не заинтересованы, и вежливо отказать им.

Мы также получаем много посетителей от потенциальных спонсоров, интервьюируемых, друзей сотрудников и других людей, и в моих интересах быть неизменно вежливым и приветливым. Тем не менее, я часто не знаю, что они заходят, и не могу проверить их законность, пока они не назовут кого-то из компании, которую они здесь посетили.

Я часто заканчиваю диалогом, подобным приведенному ниже;

Я: Привет! (вежливая улыбка)

Они: Добрый день, как дела?

Я: Хорошо, спасибо, а ты?

Они: Отлично, спасибо. (Если мне повезет, они также могут добавить «Меня зовут Боб Смит», как будто это что-то значит)

(иногда продавцы тут же начинают речь, но чаще всего посетитель пытается шагнуть вперед в дверной косяк, ожидая, что я впущу его. Я стою на своем, и это отталкивает обе стороны)

Я: ... Что я могу сделать для вас?

Они: Я здесь, чтобы встретиться с Х. (или) Я с компанией Y, продающей Z.

И тогда я могу их впустить/отказать. и т. д.

Меня всегда учили не называть своего имени, потому что это поощряет адвокатов, но я также обнаружил, что многие собеседники пытаются вести себя дружелюбно и спрашивают имена, поэтому я не могу использовать это как барометр, а затем мое первое общение с потенциальный новый сотрудник — это то, что я называю свое имя так неохотно, как будто я отдаю своего первенца.

По сути, у меня есть 90-секундное окно, чтобы а) обменяться вежливыми приветствиями и б) выяснить, почему они здесь, и при этом быть вежливым, но твердым с потенциальными адвокатами, но не показаться грубым по отношению к гостям.

Я не профессиональный помощник, и у меня нет опыта работы в качестве приветствующего. Я полагаю, что есть более простой/эффективный способ запуска этого диалога, поэтому я обращаюсь сюда.