Недавно я устроился на новую работу в компанию, и мне она до сих пор нравится. Основная причина, по которой мне это нравится, заключается в том, что все кажутся включенными и открытыми для предложений по улучшению.
Мой босс и я вместе переехали в новую компанию после приобретения. Я креативный дизайнер и работаю над многими проектами в компании. Наша проблема заключается в том, что не у всех есть доступ к общим/сетевым дискам внутри компании, и мне они не кажутся надежными. Поговорив с начальником моего босса и другими моими коллегами, мы пришли к выводу, что лучшим решением для большого проекта будет использование таких сервисов, как dropbox или, может быть, onedrive. Однако моя начальница против, говоря, что нам не следует внедрять теневые ИТ в компанию, я также думаю, что она просто не разбирается в этих услугах, так как никогда ими раньше не пользовалась.
Проблема, которую я вижу здесь, заключается в том, что большинство людей в компании используют свои собственные теневые ИТ, т.е. они работают на Mac и обмениваются файлами с помощью Dropbox, практически говоря, общие диски используются редко и обычно только для чувствительных проектов.
Вопрос, который у меня есть, заключается в том, как я могу убедить своего босса принять Dropbox?
Редактировать: Спасибо за все ваши комментарии здесь.
В целом я согласен с тем, что вы делаете, т.е. это может быть не самое безопасное место, но большая часть информации, хранящейся здесь, будет связана с маркетингом, это будут редактируемые версии баннеров, размещенные в социальных сетях и электронной почте для перевода в другие регионы.
Я согласен с тем, что Dropbox — не лучшее решение, но я предложил его только потому, что многие люди в компании уже используют его. Проблема здесь в том, что компания предоставляет тем, кто запрашивает ее, Mac, но Mac не может получить доступ к сетевым дискам, поскольку ИТ-специалисты обычно заняты и не настраивают машины должным образом.
У компании уже есть облачное решение, но оно принадлежит очень маленькой малоизвестной компании, и их продукт сложен в использовании, поэтому используется очень мало.
У некоторых команд есть Office 365, по моему мнению, я мог бы запросить это, но мой босс, похоже, против этой концепции на более широком теоретическом уровне.
Что меня расстраивает, так это то, что я уже продолжаю делиться файлами в виде ссылок на Dropbox, поскольку люди в регионах и те, кто на Mac, просто используют свои личные учетные записи Dropbox, чтобы поделиться ими, просто было бы проще иметь общую папку.
Предполагая, что вы действительно хотите пойти по этому пути (игнорируя тот факт, что многие другие работодатели уволили бы вас почти сразу, если бы вы занимались этим конкретным теневым ИТ-проектом):
Во-первых, вы должны убедиться, что полностью понимаете последствия размещения конфиденциальной информации вашей компании на другом наборе серверов (особенно если ваша компания выполняет проекты для других компаний). На прошлой работе, которую я имел, это нарушило бы большое количество законов/постановлений и включало бы «привилегию» тюремного заключения.
После того, как вы потратили время на проверку этого или, по крайней мере, были достаточно уверены в том, что размещение вашего контента там не нарушает никаких законов/политик, вам следует убедиться, что положения/условия Dropbox не создают для вашей компании каких-либо юридических проблем. Dropbox (и другие утилиты для обмена облачными данными) делают что-то с вашими файлами/данными.
Также убедитесь, что вы знаете правильный процесс создания учетной записи. Если вы создадите свой Dropbox, используя свой личный адрес электронной почты, не вызовет ли это каких-либо проблем? А как насчет электронной почты вашей компании?
Наконец, вы должны понимать последствия того, что произойдет, если (когда?) вы покинете компанию. Большинству компаний не понравится, что кто-то использует их личную учетную запись Dropbox для хранения конфиденциальной информации, а это означает, что вы должны иметь возможность отделить свою личную информацию от своей работы. Это, вероятно, означает другой аккаунт специально для вашей работы Dropbox.
Сосредоточьтесь на проблемах , которые есть у ваших текущих решений. Люди не реагируют на решения. Люди реагируют на решения только после того, как обоснована основная проблема.
мне они не кажутся надежными
Например, вам нужно убедиться, что ваш босс знает почему. Почему они ненадежны? Ваши серверы регулярно выходят из строя? У вас нет процесса VPN? В чем проблема?
Ваш босс должен на 100% знать проблемы, с которыми вы сталкиваетесь в настоящее время, и понимать, почему они сложны/плохи. Если вы не можете это сделать, тогда ваш начальник по праву должен отклонить ваше предложение.
Обдумав это, подойдите к своему начальнику и скажите что-то вроде:
«Использование сетевых дисков создает проблемы X, Y, Z. Они вызывают эффекты D, E, F. Я потратил некоторое время на изучение Dropbox, и он решает их, выполняя действия A, B, C. Я также проверил, что условия обслуживания Dropbox не вызовет никаких проблем, и вот как мы можем их создать."*
Общие сетевые диски — прекрасное решение этой проблемы почти для всех компаний.
Я настоятельно рекомендую вам выяснить, почему они вызывают у вас проблемы, и исправить эти проблемы.
Практически все проблемы, связанные с сетевыми дисками, решаемы (поверьте, я с ними тоже сталкивался).
Хорошо реализованные сетевые диски обеспечивают почти идентичную функциональность Dropbox для внутренних проектов.
Обеспокоенность «не внедрять теневые ИТ» вполне реальна. Кроме того, я не использую DropBox из соображений информационной безопасности. Если файлами необходимо поделиться внутри компании, для этой цели можно выделить место на общем диске. Microsoft SharePoint может быть на своем месте, и если это так, то он отлично справляется с управлением версиями.
В любом случае, нужно тщательно сосредоточить свое(!) внимание на том, "чего нужно добиться", а не на том способе, которым вы привыкли это делать... или даже, на том способе (DropBox), которым вы считают «явно лучшим». Даже если вы стремитесь изменить мнение своего начальника, будьте готовы изменить и свое собственное.
Ваш коренной вопрос: «Как мне убедить…?»
Ответ: Сделайте анализ.
Во-первых, «теневые ИТ» обычно появляются, когда существующей ИТ-инфраструктуры недостаточно. Вы определили две проблемы:
Узнайте, ПОЧЕМУ это происходит. Поговорите с ИТ-командой. В чем проблема с надежностью? Что потребуется, чтобы это исправить? Я работал во многих местах, где целые команды людей месяцами ворчали о проблеме, только чтобы обнаружить, что никто никогда не сообщал о проблеме в ИТ. (Да, такое случается. Я был по обе стороны этого.)
Аппаратное обеспечение или сетевая инфраструктура выходят из строя? Были ли отправлены запросы на доступ? Им отказали? Есть ли логистический блокпост?
Затем спросите у ИТ, что можно/нужно с этим сделать? Может быть, у них нет бюджета. Может быть, у них нет ресурсов. Может быть, им просто нужно одобрение руководства, чтобы сделать это. В VPN проблема, или никто даже не спрашивал?
Затем оцените проблемы безопасности. DropBox был общеизвестно небезопасным, но недавно они пересмотрели свою линейку бизнес-продуктов, чтобы решить эту проблему (хотя я еще не копался в этом). Box.com — действительно хорошая, хотя и дорогая альтернатива. OneDrive хорош, как и Google Диск. Тем не менее, вам необходимо понимать ваши лицензионные соглашения. Например: «Бесплатный» Google Диск дает некоторые права на интеллектуальную собственность, а модель Google Apps для бизнеса — нет. На самом деле ИТ-отдел может прекрасно работать с размещенными службами, если они могут их администрировать.
Добавьте к этому любые возможные риски. Сетевые ресурсы поставляются с блокировкой файлов, поэтому конфликтов не возникает. Облачные сервисы позволяют создавать конфликтующие версии из-за того, как они работают. Как ты собираешься справиться с этим?
Теперь, когда вы знаете, какие у вас есть альтернативы, выясните, во что обходится компании их невыполнение. Вы не можете знать зарплату, но вы можете знать количество человеко-часов. Сколько времени тратится на решение этих проблем? Это будет немного субъективно, но постарайтесь сделать это как можно точнее.
Затем поставьте это перед своим менеджером, и желательно, чтобы ИТ-команда прислала кого-нибудь, чтобы быть с вами, когда вы это делаете. Если ваш менеджер слаб в этой области, он может быть в восторге от того, что кто-то наметил это для нее. Если нет, то она, по крайней мере, узнает, что это проблема, и (надеюсь) начнет работать над своими собственными решениями.
Вы убеждаете своего начальника, приводя хорошо аргументированный аргумент, что:
Теперь, является ли Dropbox достойным решением вашей проблемы, это другой вопрос, и на него лучше ответить на чем-то вроде сайтов Super User или Server Fault .
Похоже, что все в офисе видят ценность общего места для обмена данными. Если вашему боссу не нравится ящик для выпадения, найдите другие варианты, чтобы предложить.
Сравните и сравните Drop Box с общими сетевыми ресурсами, портативным жестким диском и ....
Если Drop Box действительно лучший вариант, он покажет вашему боссу.
Лично я бы предпочел улучшить сетевые ресурсы, чтобы файлы хранились и совместно использовались в локально управляемой системе, объединенной с VPN для удаленного доступа, а не доверял бы мое ИТ-управление какой-либо внешней компании, но это только я.
Есть лучшие способы обмена файлами, когда это уместно. Есть лучшие способы резервного копирования данных. Модный не обязательно означает хороший; это определенно не обязательно означает лучше.
Если вы не можете придумать лучшего аргумента, ваш менеджер прав.
Таким образом, ваши действия должны заключаться в том, чтобы найти причины для этого, которые важны для бизнеса. Покажите, что безопасность соответствующих данных достаточна, что система надежна и, самое главное, что она каким-то образом сэкономит деньги компании.
Если не можешь, отпусти.
Сначала вы должны представить своему боссу больше решений, чем одно.
Таким образом, он может взвесить стоимость и полезность каждого из них, прежде чем сделать свой выбор.
Честно говоря, было много случаев утечки документов из-за использования внешнего инструмента для хранения конфиденциальной информации. Затем у людей крадут или взламывают их логин/пароль, потому что они были слишком слабыми. А поскольку дропбокс доступен в Интернете (вместо того, чтобы что-то было доступно только в интранете), каждый, у кого есть логин/пароль, может получить документы.
Если вы хотите убедить своего начальника, вам, вероятно, придется установить некоторые правила, которым необходимо следовать при использовании Dropbox, например, не делиться конфиденциальной информацией, сохранять документы в общем хранилище в виде архивов и удалять неактивные документы из Dropbox, и, наконец, не используйте его как резервную копию, используйте его только для активных документов.
Если вам нужен инструмент для обработки документов (управление версиями, совместная работа), обратите внимание на решения ECM, Sharepoint, Documentum, Alfresco и другие подобные продукты.
Агент_L
Агент_L
РабочийДрон
HLGEM
Крис Э
Лукас_Т
random_answer_guy
Полигном