Как реагировать, когда на вопросы вместо вас отвечает коллега?

У меня ситуация: иногда люди из разных офисов нашей компании отправляют электронные письма и включают много людей, включая моего коллегу, и задают некоторые вопросы, связанные с моим проектом.

Обычно я отвечаю на них, но иногда мой коллега вскакивает и дает сильные ответы, но он не очень квалифицирован, чтобы делать это должным образом, на самом деле, это не его должность, чтобы отвечать на такие вопросы, но, поскольку он что-то знает, он пытается ответить.

Довольно часто его ответы неверны, и мне нужно найти вежливый способ исправить их. Поскольку он все еще продолжает отвечать на вопросы, для которых он не подходит, мне нужно найти способ поговорить с ним вежливо, чтобы убедиться, что он понял сообщение и не повторит этого снова.

Как бы вы порекомендовали организовать дискуссию и красиво и профессионально сообщить ему о проблеме?

Вы менеджер своего коллеги?
@Philip - У нас есть гибкая ИТ-команда без управления людьми, но я ее лидер

Ответы (4)

Поговорите с коллегой, который отвечает на письма в частном порядке. Имейте в виду, что они, вероятно, хотели быть полезными и не видели ничего плохого в своем поведении. Следуя общим правилам конструктивной критики, вы должны:

  1. Начните с чего-нибудь позитивного. «Привет, Боб, я видел, что в понедельник ты ответил на это письмо со всеми вопросами о Х. Я очень благодарен, что ты хочешь помочь, но…»
  2. Объективно констатируйте то, что вы наблюдали. "... Вы ответили, что мы внедрили функцию ABC для клиента XYZ. К сожалению, эта информация неверна и вызвала некоторую путаницу. На нашей встрече в прошлом месяце было решено не внедрять эту функцию."
  3. Укажите, что нужно сделать лучше и как. «В будущем, пожалуйста, не отвечайте на письма, адресованные мне. Я знаю, что я занят, но я постараюсь отвечать на письма вовремя. Если у вас возникнет ощущение, что я что-то забыл или пропустил, не стесняйтесь сказать мне. "

Вам следует избегать обвинений или нападок на своего коллегу, например: « Вы ответили с неверной информацией и стали причиной потери времени». Вместо этого ответ был неправильным.

Покажите им последствия их поведения. Если вы просто попросите их перестать отвечать на ваши письма, они могут подумать, что вы их ненавидите. Если суммировать последствия, они знают, что ничего личного.

Если есть возможность, поговорите с ними наедине. Они почувствуют себя атакованными, если вы поднимете тему в середине обеденного перерыва, когда вас будут слушать все ваши коллеги.

При необходимости повторите этот разговор с каждым письмом, на которое он ответил неправильно. Надеюсь, он подумает более тщательно, прежде чем отвечать на ваши письма.

Если все это не помогло, сохраните бумажный след писем, которые вам пришлось исправить, и передать проблему на эскалацию.

Если возможно, я бы избегал первого шага или, по крайней мере, не начинал с чего-то положительного, а затем «НО», это полностью уводит от проблемы или безосновательно, когда вы действительно хотите изменить поведение. Методы положительной обратной связи, такие как AID и SAID, были бы более подходящими, в которых вы фокусируетесь исключительно на фактах и ​​действиях.

Не совсем понятно, почему ваши «пользователи» рассылают электронные письма многим людям, или уполномочен ли ваш коллега отвечать, хотя он часто ошибается.

Если это не так, то с этим должно разобраться руководство. Если он есть, вы должны смириться с этим.

Тем не менее, это плохая идея, чтобы «пользователи» писали по электронной почте Dan@company.com; они должны отправить электронное письмо по адресу support@company.com, тогда, когда Дэн уйдет, поддержка может продолжаться непрерывно, надеюсь, пользователи даже не узнают об этом.

Опять же, это звучит как проблема управления, чтобы установить Процесс (и обучить «пользователей»).

Отличный ответ. У OP здесь проблема XY. Настоящая проблема заключается не в том, как сказать коллеге не отвечать на электронные письма, а в том, почему клиенты вообще отправляют электронные письма столь многим членам команды. Если клиент отправляет электронное письмо 10 людям и у руководства нет четкого указания, то либо они решат, что кто-то другой должен адресовать его (апатия свидетелей), либо решат, что любой может ответить на него.
Может быть что-то вроде «support@mycompany.com».
Я ценю эту обратную связь о процессах, но я могу действовать только в своей зоне влияния, а также не могу решить все проблемы в компании. Люди, которые отправляют электронную почту, это не внешние клиенты, они внутренние сотрудники. Это просто культура компании, в которой много людей для обсуждения со всеми. Хотя я ценю вклад моего коллеги, у меня есть трудности с этим, так как мне нужно найти правильный способ исправить это.
Вы не исправляете это; ваш общий менеджер делает. Если, конечно, он чувствует, что есть что исправлять.
@Dan С вашей точки зрения, между внутренним и внешним клиентом нет большой разницы. Тем не менее, если они отправляют по электронной почте много людей «для обсуждения», то они получают то, о чем просили. Ваш менеджер должен решить, как с этим справиться. Это не ваша проблема, скажите своему менеджеру и не вмешивайтесь.

Будьте прямолинейны, прямолинейны и честны.

Просто поговорите с ним и скажите, что он не квалифицирован. Это прямо, честно и правдиво. Вы можете легко подвести его, сделав комплимент по поводу его собственной работы, о которой он знает (я полагаю), но откровенность никому не повредит.

Если вы скажете ему, что не хотите, чтобы он отвечал на вопросы о вашем проекте или о тех, которые имплицитно адресованы вам, не оставляйте места для двусмысленности. Что важно, так как люди склонны читать между строк и слышать то, что хотят услышать.

Если впоследствии это продолжится, сделайте это в письменной форме, например, по электронной почте, и включите вашего менеджера/начальника. Изложите ситуацию, придерживайтесь фактов, но тем не менее обостряйте ее.

Вопросы, косвенно адресованные вам, но включающие и других, также могут иметь причину, по которой другие могут ответить в ваше отсутствие. Вы можете прояснить для себя, что на конкретные вопросы проекта должны отвечать те, кто работает над этими проектами. Если никого нет, ждать ответа в течение дня не должно быть проблемой. Это не текстовое сообщение, это электронное письмо, несколько дней ожидания ответа вполне приемлемо.

Если электронное письмо адресовано вам и кому-либо еще в CC, и это ваш проект, то нет ничего плохого в том, чтобы попросить вашего коллегу позволить вам ответить на вопрос, поскольку он задан вам, и вы лучше знакомы с деталями.

Как реагировать, когда на вопросы вместо вас отвечает коллега?
СпросиСетьПолитика конфиденциальности1y, 0v