Какую степень прозрачности я должен поддерживать с внешними клиентами и другими командами?

Прозрачность — это серая область. Это будет варьироваться от культуры к культуре, от компании к компании, от проекта к проекту и от человека к человеку. Вероятно, есть некоторые точки обмена информацией, которых явно слишком много или слишком мало, но большую часть времени вам всегда придется играть на слух и корректировать, когда вы получаете обратную связь.

Вот некоторые мысли:

Как мало слишком мало?

Обязательным является минимальный объем информации, который позволяет другим заинтересованным сторонам принимать решения на основе точной информации. Хорошей лакмусовой бумажкой для обязательного обмена информацией является:

• Повлияет ли это на стоимость?
• Повлияет ли это на расписание?
• Не повлияет ли это на качество?

И, как следствие, даже если то, что происходит с вашей стороны, не повлияет на стоимость, график или качество, решения, которые другие заинтересованные стороны принимают в свете информации с вашей стороны, могут оказать влияние.

Например - вы делаете некий виджет. Покраска в красный, желтый или синий цвет стоит одинаково, независимо от того, все краски стоят одинаково, все время покраски одинаково, краска одинакового качества, независимо от цвета. Но... вам нужно 6 недель, чтобы купить краску и заказать маляра. Если они изменят свое мнение о цвете краски после того, как вы выполнили план, потребуются дополнительные деньги, чтобы купить больше краски и перенести маляра на другое время. Сообщите об этом другим заинтересованным сторонам, желательно до даты принятия обязательства. Или, когда разговор о новом цвете краски происходит после даты принятия обязательств, поднимите эту тему.

Важным фактором обеспечения прозрачности является оценка технических знаний вашей аудитории. Мой пример с краской очень прост. Займитесь технической работой, и разница между тарабарщиной и четкой коммуникацией во многом связана с аудиторией. Менеджер проекта, вероятно, не поймет вашу простую, как день, подробную техническую информацию, а другой технический специалист подумает, что ваше очень легкое резюме, безопасное для менеджера проекта, ходит вокруг да около и расплывчато.

Хорошая прозрачность понятна аудитории, поэтому вам, возможно, придется подстраиваться под слушателя.

Сколько слишком много?

Больше деталей — люди не могут удержать столько деталей в голове — если они не имеют прямого отношения к стоимости/графику/качеству, опустите их. Очень легко думать, что полный список всей информации поможет другим заинтересованным сторонам прийти к правильному пониманию, но довольно часто 90% деталей не имеют значения.

Когда это техническая работа, придерживайтесь только тех аспектов, где им нужны детали, чтобы выполнить свою часть работы. Если требуется больше деталей, пусть слушатель подтолкнет вас к ним с вопросами. Когда задают вопрос и быстро отвечают, это не сдерживание. На самом деле, это отличная техника — люди учатся, задавая вопросы — когда заинтересованная сторона задает вопросы, это означает, что они вовлечены, а не то, что вы что-то упустили.

Вопрос деталей становится еще более актуальным, когда речь идет о вашей личной жизни. В частности, при общении за пределами вашего отдела или команды сведите личные данные к минимуму. «Я недоступен с даты X до даты Y» — это действительно все, что вам нужно сказать. Обмен личными данными — это, в основном, жест личного доверия, который мало что дает для общения в рамках проекта. Как правило, я считаю, что самый простой трюк заключается в следующем:

• Поделитесь еще хорошими вещами - "Я иду на свадьбу моей сестры!" - отлично. Все хотят сказать "Поздравляю!" и все они знают, что 99% свадеб имеют очень четкие даты начала и окончания. У вас не будет "свадебной ремиссии", у вас не будет "свадебных задержек" - самое страшное, что может случиться, это задержка рейса самолета.

• Меньше делитесь плохими вещами — ваши близкие коллеги могут захотеть узнать о вас или о состоянии здоровья вашей семьи, проблемах с ремонтом дома или других тяжелых жизненных проблемах… но заинтересованные лица за пределами вашей близкой личной сферы этого не делают. Из-за неуверенности в сложных личных моментах первыми вопросами могут стать вопросы о проекте. Это нормально, но в 9 случаях из 10 это тот случай, когда никто толком не узнает. Если у вас хорошая команда, эти вопросы решаются между вами, вашим менеджером и вашей командой... и не нужно обращаться к заказчику.

  • Младенцы - отмечу, что это особенный. Младенцы — это одновременно и удивительная и замечательная вещь в жизни молодых родителей, и состояние здоровья, требующее многократных посещений врача, незапланированного события и длительного простоя. Беременные женщины обычно защищены законом, но часто бывает трудно сказать, когда поделиться. Рано или поздно это становится само собой разумеющимся, но если вы работаете с людьми удаленно, по телефону никто не говорит о беременности... а для новых отцов физического проявления не существует. Играйте на слух, вот и все, что я могу сказать.

Это также вписывается в любую логистику и работу, предоставляемую вашей компанией - любые договоренности, в которых ваша компания покрывает расходы или выгоду - держите обсуждение между собой и вашей компанией. В договоренности с несколькими компаниями (например, в консалтинге) другую сторону переговоров не волнует (и не должно) волновать, за что платит ваша компания и сколько они платят вам. Аранжировка нужна для работы, а не для человека.

Трюки для обмена информацией

• Активное слушание — ваша работа в работе с заинтересованными сторонами состоит в том, чтобы представить работу, которую вы делаете, не возлагая на другую сторону ответственность за все детали. Ключом к тому, чтобы узнать, какие детали следует раскрыть, является активное слушание. Если вы слышите о дискуссиях, которые влияют на вашу работу, самое время высказаться!

• Знайте, кто за что отвечает — случай, который вы упомянули, является особенно хорошим примером. Похоже, что ваша компания работала над проблемой поездки супруга, связанной с краткосрочным проектом. Предположительно, они платят за все, что связано с вашим путешествием или путешествием вашего супруга. Не внешний ПМ. Если внешний PM не несет ответственности за то, чтобы доставить вас и вашего супруга к месту, то ему незачем знать логистические детали.

• Знайте, когда на стоимость и график действительно влияют – если вы ищете любую возможность для общения, вы, вероятно, ошибетесь в сторону «слишком многого» – особенно в логистике дома/жизни/работы – не делитесь информацией с внешними заинтересованными сторонами до тех пор, пока совершенно очевидно, что сроки проекта будут затронуты. Сначала дайте вашей внутренней группе возможность обсудить это.

• Очистка веток электронной почты — компании могут различаться, но помните о ветках электронной почты. По мере включения новых людей их восприятие ветки может резко отличаться от того, что предполагал первоначальный корреспондент. Как правило, существует барьер с внешними заинтересованными сторонами, когда вы не должны включать всю ветку, если вы не хотите, чтобы другая сторона прочитала ее как авторитетную цитату. Вместо этого переформулируйте содержание, чтобы ограничить детали тем, что действительно влияет на другую сторону. В особо напряженных ситуациях может быть разумным не включать новых участников в нить без явного разрешения сторон, уже участвующих в беседе. Это может показаться ужасно обременительным, но на самом деле может помочь ограничить уровень нежелательной прозрачности.

• Начните медленно — люди со временем выстраивают свое восприятие вашей компетентности. Будьте особенно внимательны в начале любых отношений, что то, что вы говорите и делаете, формирует восприятие. Если ваши первые несколько сообщений вызывают сомнения в вашей компетентности, вы создаете плохой прецедент, даже если вы просто помогали. Прежде чем делиться информацией в начале отношений, подумайте: «Как хуже всего может воспринять это другая сторона?» и уменьшить/отредактировать по мере необходимости. По мере того, как вы укрепляете доверие в любых отношениях, вам может понадобиться больше информации, и вы узнаете самую ценную информацию, которой можно поделиться.