Организатор мероприятий планирует мероприятия без согласования со мной, что создает для меня дополнительную работу

Во-первых, убедитесь, что ваш менеджер знает о проблеме. Его работа состоит в том, чтобы помочь вам решить подобные проблемы, и в ваших же интересах убедиться, что он знает о проблеме до того, как начнет получать жалобы на вас.

Как говорится в этом ответе , работа с коллегой в группе продвижения может улучшить ситуацию. Директор по мероприятиям не выполняет свою работу и, вероятно, даже не говорит специалистам по продвижению, что есть зависимость. Так что посмотрите, сможете ли вы «дозвониться» до их группы — когда они получат запрос на разработку флаера, рекламы и т. д., возможно, они смогут предупредить вас, чтобы вы, по крайней мере, знали об этом.

Что касается конкретной проблемы, два предложения:

1. Вот почему была придумана фраза «билеты поступят в продажу (дата в будущем)». Хорошо, они хотят сделать рекламу заранее; это классно. Нужно ли сразу включать регистрацию? Можешь попробовать спросить об этом.

2. Что вы можете сделать, чтобы сделать страницу регистрации проще и быстрее? Можете ли вы разработать общий шаблон, который вы могли бы развернуть немедленно, и если они хотят, чтобы он был настроен (графика, привязанная к событию и т. д.), это можно было бы сделать позже? Вместо того, чтобы думать о странице регистрации как о большой вещи, ради которой вам нужно отказаться от другой работы, можете ли вы сократить первую версию до «скопировать этот файл» или что-то подобное? Убедитесь, что директор мероприятия знает, что чем раньше вы получите информацию о мероприятии, тем скорее он получит индивидуальную страницу регистрации, но тем временем вы можете решить насущную проблему и вернуться к своей обычной работе.

Поскольку и то, и другое будет означать изменения в политике (разного рода), вам следует поговорить со своим руководителем и узнать, поможет ли он вам отстаивать их.

Это напоминает мне старое высказывание: «Отсутствие планирования с вашей стороны не является чрезвычайной ситуацией с моей стороны».

Это кажется не столько борьбой за власть, сколько просто общением с неорганизованным менеджером в отделе мероприятий. Вашему начальнику может понадобиться обратиться к своему руководству, чтобы решить эту проблему.

Тем не менее, здесь уже есть несколько хороших ответов, и я рекомендую попытаться решить это, используя их. Тем не менее, я предлагаю более жесткий подход, который вы можете попробовать — с разрешения вашего менеджера, конечно — если организатор мероприятия не изменит своего поведения, когда вы вежливо попросите: Отправьте заявление о том, что в будущем все новые веб-страницы требуется N дней уведомления для подготовки, где N — любое удобное для вас число, которое позволит вам приспособиться к новой работе. Затем подкрепите его, отказавшись от создания каких-либо дополнительных страниц регистрации событий менее чем за указанное вами количество дней. После пары случаев, когда у него на лице было яйцо, организатор мероприятий должен изменить свое поведение. Если нет, то он, вероятно, будет жаловаться своему руководству. Надеюсь, они встанут на вашу сторону; если нет, соблюдайте их указания...

Ваш первый план действий, если вы застряли в ситуации, которую не можете решить, всегда должен заключаться в том, чтобы связаться с вашим боссом. Если вы не сообщили им об этом экземпляре, это должно быть вашим первым обращением.

Чтобы было кристально ясно - этот организатор мероприятия действует здесь непрофессионально.

Поскольку ваш босс (а не вы) является человеком, взаимодействующим с этим организатором мероприятия, вы мало что можете с этим поделать, кроме как вежливо попросить, вы не имеете реальной власти над директором мероприятия и не можете торговаться. .

Еще одна вещь, которую вы можете попробовать сделать, это поговорить с организатором мероприятия в профессиональном, не спорящем тоне, чтобы не создавать конфликт. Это не должно быть вашим первым вариантом и зависит от вовлеченных людей.

Эй, я заметил, что вы опубликовали материал о событии X , очень круто. Я не знаю, знаете ли вы, но я работаю над созданием регистрационных форм для этих событий - я был бы очень признателен, если бы вы держали меня в курсе этих новых событий, чтобы мы могли предоставить еще лучший опыт. для наших клиентов.

Это почти все, что вы можете сделать, хотя на самом деле, если ваш босс разговаривал с ним, ваши подозрения в борьбе за власть, скорее всего, верны. Возможно, вам удастся убедить этого директора мероприятия дать вам слабину и поспорить с вашим боссом через чью-то спину, но я бы не стал на это ставить.

Каждый раз, когда вам звонят, вы отправляете электронное письмо группе планирования:

Клиент только что звонил и хочет купить билеты. Пожалуйста, подтвердите, что это событие действительно происходит. Внедрение веб-страницы займет 3 дня после успешного подтверждения. Спасибо.

Вы не можете бросить все, потому что они сообщают вам слишком поздно, особенно не задачи, запрошенные людьми, которые подошли к вам вовремя. Объясните это, если они жалуются.

Следующий шаг, чтобы заставить их создать веб-страницу самостоятельно. Мы работали, например, над проектом, где маркетинговая команда всегда решала много вещей внутри, но потом ждала до последней минуты, пока они придут к нам, разработчикам, а затем нужно было все прямо сейчас и предоставили неправильные тексты и изображения и так далее.

Мы предложили им получить собственный интерфейс для обработки этих вещей, и после нескольких дней написания кода у них был свой инструмент, и в их обязанности входило загружать и упорядочивать все вовремя.

Если ваш босс подыгрывает, это избавит вас от многих проблем. Просто укажите на дополнительную гибкость, которую они получают, бла-бла-бла....

Должен ли я просто отказаться от «смириться с этим»?

Да. В конце концов, работа должна быть сделана, поэтому так или иначе вам придется с ней справиться.

Чтобы ты делал?

Я бы попробовал еще раз с моим боссом, но я не ожидаю, что это сработает.

Я бы также начал разговор с кем-то моего уровня в группе по продвижению мероприятия (кто из коллег звонит и спрашивает о странице регистрации?). Я бы сказал им, что страницы регистрации нет, потому что никто не сказал мне ее сделать/вывесить. Тогда мы сможем решить, как сделать это общение на нашем уровне, а не на уровне босса. В идеале коллега может надавить на беспокойного начальника, и они смогут что-то придумать. Скорее всего, они могут распространить информацию о том, что с вами нужно связаться, когда начнется продвижение по службе, и вы сможете выстроить неформальный процесс.

Одно предостережение: я из тех, кто гораздо больше заботится о том, чтобы сделать что-то, чем об использовании правильных каналов для того, чтобы это сделать. Я ожидаю, что ваша маленькая компания тоже может снисходительно относиться к таким вещам. Другие компании менее снисходительны к простому процессу придумывания, и это может вызвать проблемы. Я бы порекомендовал сделать это в любом случае, но, по крайней мере, я вас предупредил.

Много хороших ответов, но два вопроса не были решены напрямую: 1) почему клиенты звонят вам и 2) вы отправляете клиентов обратно к организаторам мероприятий?

Возможно, на каждой странице есть общая ссылка «Если у вас есть проблемы с этим веб-сайтом, свяжитесь с нами ЗДЕСЬ», и они просто переходят по этой ссылке. Возможно, вам нужно изменить его на «Если у вас возникли ошибки и другие проблемы, свяжитесь с нами ЗДЕСЬ. Если вы не можете найти курс, который, по вашему мнению, должен быть предложен, свяжитесь с организаторами ЗДЕСЬ».

Если ваш босс соглашается, вы должны проявить сочувствие и извинения перед клиентами и объяснить им, что у вас нет записи об этом мероприятии и вы не можете создать страницу, пока организаторы мероприятия не дадут вам на это разрешение. Услужливо дайте им прямой номер менеджера по планированию мероприятий и объясните, что этот человек отвечает и будет рад им помочь. И т.п.

Хорошо, что вы пытаетесь сохранить репутацию своей компании и пытаетесь заполнить брешь, оставленную организаторами мероприятия. Но кажется очевидным, что организаторы мероприятия не чувствуют последствий своих действий, потому что вы их спасаете.

Игнорирование не является решением, так как оно никуда не исчезнет и будет по-прежнему надоедать.

Честно говоря, вам нужно решение, ориентированное на процесс. Дайте понять, что вам нужно время выполнения x дней. Создайте очередь запросов проекта или используйте инструмент с открытым исходным кодом, такой как JIRA. Дайте понять, что это поможет вам лучше помочь им, и поэтому это беспроигрышный вариант. Вы можете потренироваться, как им пользоваться. Возможно, обратитесь в отдел ИТ и создайте адрес электронной почты, например, RegistrationHelp@conpanyx.com, чтобы управлять запросами, если вы не хотите использовать инструмент проекта.