Как вести себя с коллегой, который постоянно требует слишком частых обновлений статуса, полностью и полностью повторяя мои задачи каждый день?

Это одна из причин существования инструментов управления проектами и совместной работы. Попробуйте использовать один из них, если он еще не используется. Это будет иметь видимость статуса без явной необходимости личной встречи или электронной почты. Кроме того, это должно содержать требования и критерий приемлемости в письменном виде, поэтому нет необходимости повторять их снова.

Очевидно, что это не удаляет собрания полностью. Заранее назначьте встречу на определенное время, а когда время истечет, резко остановитесь . Возможно, рядом с другим собранием, которое у вас будет, поэтому, если вас попросят о продлении текущего собрания, вам не нужно лгать. Просто упомяните, что любой дополнительной информацией можно управлять с помощью используемого инструмента.

Вы ответили на свой вопрос.

Организуйте ежедневный 15- или 30-минутный звонок, включите своего начальника и предоставьте обновленную информацию в это время. Это избавит вас от незапланированных перерывов в течение дня.

Если это не так, пусть ваш босс поговорит с ним о прерываниях. Эти незапланированные перерывы дорого обходятся вашей производительности.

У заинтересованной стороны может быть причина постоянно придираться к вам.

Есть отдел, зависящий от вашей работы, и ваш заинтересованный человек полагает, что стоит тратить время на то, чтобы каждый день ходить и проверять вас, просто чтобы убедиться, что есть прогресс.

С точки зрения заинтересованного лица идеальная ситуация была бы иной: он приходил к вам и согласовывал с вами решение и дату доставки, затем вы делали свое дело и вовремя возвращались к заинтересованному лицу и доставляли именно то, что было согласовано. на. Может быть, даже раньше.

По какой-то причине это не работает для вашего заинтересованного лица и тратит время для вас обоих .

У меня не так много информации, чтобы угадать, но я все равно сделаю это:

а.) Вы или кто-то в вашем отделе раньше не доставляли вовремя, и этот другой отдел был удивлен. Кто-то до этого твердил "это будет сделано завтра", а потом прошло три дня без каких-либо обновлений.

Единственный способ убедиться, что нет никаких сюрпризов, — это продолжать спрашивать вас об обновлениях каждый день.

б) Ваша задача очень важна, и заинтересованное лицо считает, что у вас могут быть другие приоритеты, если он не будет постоянно напоминать вам об этом. У вас может быть много дел на вашей тарелке и в других отделах, которые также добавляют работы в ваш список невыполненных работ, и если другой заинтересованный человек более раздражает вас, есть шанс, что вы сначала расставите приоритеты для его задачи.

Что ты можешь сделать?

В краткосрочной перспективе трудно завоевать доверие другого отдела. Но есть вещи, которые вы можете сделать, чтобы сохранить свое здравомыслие, восстанавливая его:

1.) Обозначьте четко и без расплывчатых сроков, когда задача будет выполнена. Не говорите «это будет сделано, когда это будет сделано», но укажите четкий срок и убедитесь, что это работает для другого отдела.

При этом не забудьте дать консервативную оценку. Если вы думаете, что сможете сделать это за неделю, но есть шанс, что на это у вас уйдет месяц, то сделайте это за месяц. Если вы думаете, что веб-сайт может выйти из строя, и вы тратите половину времени на устранение неполадок, то сделайте это только через два месяца.

Укажите крайний срок, при котором вероятность того, что вы его уложитесь, составляет не менее 90%.

2.) Сообщите о своих приоритетах. Является ли этот проект единственным проектом, над которым вы работаете, или есть другие вещи, которые вам нужно закончить в первую очередь? Есть ли шанс, что вам придется помочь с другим проектом, когда они перейдут на следующую стадию в марте? Убедитесь, что вы устанавливаете реалистичные ожидания.

3.) Сделайте ваш текущий прогресс видимым. Вместо того, чтобы заставлять заинтересованную сторону просматривать план каждый день, вы можете просто отправить электронное письмо с информацией о том, что было сделано, что еще нужно сделать, обо всех изменениях плана и о том, что вы все еще уверены, что уложитесь в срок.

У вас также может быть jira, trello или доска, которая фиксирует ваш текущий статус и видна вашим заинтересованным сторонам.

4.) Всякий раз, когда вас спрашивают, вежливо обращайтесь к своей электронной почте или доске. «Можете ли вы проверить электронное письмо, которое я отправил вчера, я все разложил. Дайте мне знать, если есть что-то еще, чего не хватает в моем отчете».

Затем убедитесь, что вы доставили:

5.) Следуйте приоритетам, о которых вы договорились, если между ними возникает что-то еще, ясно дайте понять, что ваши приоритеты изменились и почему.

6.) Закончить вовремя! Вы уже дали очень пессимистическую оценку, поэтому обычно вы должны становиться все более и более уверенными по мере приближения крайнего срока. Если вы становитесь менее уверены в себе, это означает, что есть вероятность, что вы пропустите крайний срок, сообщите об этом заинтересованным сторонам как можно скорее.

После того, как вы неоднократно укладывались в сроки и заканчивали работу вовремя (часто даже намного раньше срока), ваши заинтересованные лица начнут верить, что им не нужно проверять вас каждый божий день.

Похоже, у вас уже есть список дел и, возможно, расписание.

Вы можете заранее отправлять копию этого письма коллеге каждый день, прежде чем у него появится возможность связаться с вами и потратить ваше время. Таким образом, для них будет более бессмысленно спрашивать вас, где вы находитесь по каждой задаче.

Если у вас есть общий диск, к которому есть доступ у вашего коллеги, создайте файл, в котором хранятся все ваши текущие статусы.

Когда он прерывает вас, вместо того, чтобы ответить «Уходи отсюда» или попытаться отпугнуть его комментарием типа «Если бы я не был сумасшедшим: я не мог бы быть таким блестящим!», просто отправьте его к вашей лист состояния и сказать что-то вроде.

Прости, Брюс, я очень занят, у меня все обновления текущего статуса на диске "J".

Вам нужно найти способ формализовать общение между вами и вашим коллегой. Цель состоит в том, чтобы контролировать общение таким образом, чтобы вы выглядели конструктивно, а не препятствующе.

Во-первых, сформулируйте стратегию. Я бы сделал следующее: Создайте общий список дел, в котором перечислены ваши задачи в порядке приоритета и документированы ключевые детали для каждой задачи. Любые новые задачи должны быть обсуждены один раз, а затем добавлены в список. Любые поправки к задаче не нужно обсуждать, вместо этого они должны быть четко задокументированы в списке задач (т.е. Задача - описание - ПОПРАВКА 1: текст). После завершения задачи переместите ее в отдельный список выполненных задач. Ваш коллега должен иметь возможность просматривать этот второй список, но было бы благоразумно предоставить им доступ только для чтения. Вам также следует связаться со своим коллегой (по электронной почте/телефону) и сказать: «Я закончил задачу А, теперь я займусь задачей С».

Во-вторых, вовлеките своего босса. Подойдите к своему начальнику, расскажите ему/ей о проблеме, а затем представьте свое решение. Спросите разрешения и советы о том, как внедрить новый формат общения таким образом, чтобы свести к минимуму политические трения.

Ведение письменной документации дает некоторые приятные дополнительные преимущества, поэтому убедить руководство не составит труда, если вы подойдете к ситуации тактично.

Кроме того: вполне вероятно, что ваш коллега мог быть проинформирован своим начальником о подобном поведении. Если вам действительно не повезло, то это может быть что-то, о чем ваш начальник уже договорился или придумал сам. Иногда начальники разговаривают с другими начальниками и предлагают ужасные решения нерешенных проблем.

Меня бросает в глаза то, что вы каким-то образом отчитываетесь напрямую перед кем-то из другого отдела, который, как мне кажется, на самом деле не подходит для этой задачи. Хотя представительство заинтересованных сторон важно для проекта, я считаю, что общение между теми, кто его реализует, и заинтересованными сторонами должно быть сосредоточено на таких вопросах, как «что нужно заинтересованным сторонам и обеспечиваем ли мы это».

Отслеживание вашего прогресса — это то, чем должен заниматься менеджер, имеющий опыт управления людьми на вашей должности; если они хорошо справляются со своей работой, они будут знать, как собирать информацию таким образом, чтобы это было эффективно для всех участников, чтобы помочь работникам добиться результатов.

Очевидно, это зависит от того, как устроено ваше рабочее место, но я считаю, что вы имеете право попросить своего непосредственного начальника помочь установить некий буфер, потому что вы чувствуете, что требования другого парня к отчетности слишком властны. (Ну, сформулировав более дипломатично, и в идеале донести, что вы понимаете, почему и уважаете, что ему нужна эта информация. Вы хотите донести, что ваш интерес состоит не в том, чтобы «не беспокоить» или уклоняться от обязанностей, а в том, чтобы все вовлеченные стороны могут делать то, что у них получается лучше всего, и наоборот, что вещи делаются теми, кто лучше всего подходит для этого.

Прежде всего, вы упомянули, что этот сотрудник «по сути является вашим клиентом», поэтому вы должны относиться к нему как к своему клиенту. Не нужно грубить: «Оставьте меня (к черту) в покое» — это не то, что вы лично хотели бы услышать от поставщика услуг.

Похоже, что этому человеку не хватает информации о работе, которую вы в настоящее время выполняете для него, поэтому он чувствует необходимость постоянно запрашивать у вас обновления и повторять задачи вам, чтобы убедиться, что вы оба синхронизированы. Представьте, что вы платите компании за то, чтобы она построила для вас дом, и не получаете от них никаких обновлений о прогрессе — вы, вероятно, захотите время от времени проверять их, чтобы убедиться, что они следуют плану и добиваются прогресса. В качестве решения вы можете настроить инструмент отслеживания задач, который позволит им следить за ходом выполнения, не прерывая вашу работу.

Если это не работает, и этот человек продолжает регулярно проверять вас, попросите его резервировать время в вашем календаре всякий раз, когда он чувствует, что ему нужны обновления — будь то повторяющиеся или разовые встречи. Это поможет вам отслеживать свое время, и, если проект не укладывается в сроки, вы сможете точно подсчитать количество часов, которые эти синхронизирующие собрания украли из времени, которое вы могли бы потратить на выполнение фактической работы.

Он слишком часто проверяет со мной задачи, которые я уже делаю, или задачи, которые есть в моем списке. Я бы вообще не возражал против быстрых проверок статуса, но они очень раздражают, потому что он продолжает повторять каждую задачу, которую я еще не выполнил, в деталях, как заезженная пластинка, каждый раз, как будто он рассказывает мне о них в первый раз. время.

Нет абсолютно никаких проблем с вашим коллегой. Если он не проверяет ваш статус каждый день, как он узнает, хорошо ли вы продвигаетесь, или что-то вас блокирует, или ваша работа будет отложена, и так далее, и тому подобное.

Это совершенно нормально и поощряется в управлении проектами.

Я знаю, что у меня есть эти задачи, они в моем списке, они не терпят повторения

Вот в чем проблема: у вас и вашего коллеги нет эффективных инструментов для управления задачами и для общения. Это приводит к трате времени на повторение задач и т. д.

У меня нет ответа на эту проблему, и это будет зависеть от бюджета вашей компании/проекта.

Я работаю в скрам-команде из 7 человек, у нас также есть 15-минутный стендап каждый день, чтобы каждый мог обновить свой статус. Задачи находятся в Jira с полной детализацией: описание, приоритет, затраченные дни, оставшиеся дни, комментарии и т. д. и т. д., поэтому нет необходимости что-либо повторять, каждому человеку достаточно одной-двух минут, чтобы сказать, что он делал накануне.

Большинство компаний-разработчиков программного обеспечения используют аналогичный процесс, хотя они могут использовать различное программное обеспечение.